Banyak sektor bisnis yang masih menyimpan dokumen legal, kontrak asli, invoice bermeterai, hingga laporan perpajakan dalam bentuk cetak. Sayangnya, penumpukan kertas yang tidak terkontrol sering kali membuat ruang kerja menjadi berantakan. Oleh karena itu, perlu kelola arsip dokumen fisik dengan rapi.
Masalah klasik yang sering dihadapi oleh staf administrasi adalah hilangnya waktu produktif hanya untuk mencari satu lembar kertas yang terselip. Ketika tumpukan kertas dibiarkan menggunung tanpa kategori yang jelas, risiko dokumen rusak akibat kelembapan menjadi sangat tinggi.
Manajemen arsip yang baik berfokus pada kemudahan akses, keamanan penyimpanan, dan kedisiplinan dalam melakukan penyusunan berkas. Dalam artikel ini, kita akan membahas lima strategi ampuh untuk kelola arsip dokumen fisik di kantor agar terbebas dari drama kertas hilang.
5 Strategi Kelola Dokumen Fisik
Berikut ini berbagai strategi yang paling praktis untuk kelola arsip dokumen fisik di era yang serba digital seperti saat ini.
1. Memilih Alat yang Tepat
Strategi pertama yaitu memilih alat-alat yang dapat mendukung kerapian dokumen. Hal ini bertujuan agar berkas-berkas penting dapat tersusun dengan rapi. Misalnya menggunakan alat seperti penjepit kertas, folder, amplop, binder, dan stiker. Penggunaan amplop, terutama amplop putih bisa memberikan sistem arsip yang lebih rapi.
Menggunakan amplop putih untuk kelola arsip dokumen fisik memberikan kesan rapi. Mata bisa dengan mudah memindai tumpukan yang seragam daripada tumpukan kertas dengan ukuran yang berbeda-beda. Permukaan amplop yang bersih akan memudahkan penulisan catatan singkat di bagian depan menggunakan pulpen atau spidol.
2. Kelompokkan Dokumen
Strategi berikutnya yaitu mengelompokkan dokumen secara sistematis berdasarkan kategori. Pisahkan dokumen ke dalam kategori yang relevan, misalnya berdasarkan jenis dokumen atau tanggal dokumen tersebut dibuat. Ini akan memudahkan ketika ingin mengaksesnya kapan saja.
Jika ingin memperjelas pengelompokan dokumen fisik bisa menggunakan label dengan menyertakan jenis, tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu bisa menggunakan juga folder atau map atau binder dengan warna yang berbeda untuk setiap jenis kelompok dokumen. Hal ini bertujuan agar dokumen mudah dikenali dan dicari.
3. Pakai Sistem Manajemen Dokumen
Saat kelola arsip dokumen fisik perusahaan dalam jumlah besar bukanlah hal yang mudah. Hal ini memerlukan ketelitian dan keterampilan dari staf yang bertugas mengelola arsip dokumen tersebut. Jika staf tidak memiliki keahlian di bidang itu bisa terjadi risiko kerusakan atau kehilangan dokumen jika tercampur dengan hal lain.
Jika dokumen fisik telah teratur dengan rapi bisa menambahkan pengelolaan dokumen secara digital. Ini akan lebih mudah menemukan data-data dalam dokumen lama. Dengan penggunaan Document Management System (DMS) dapat mempermudah pengelolaan dokumen secara digital (softcopy) secara lebih efisien dan teratur.
4. Pilih Tempat Penyimpanan yang Aman
Dokumen fisik rentan terhadap kerusakan lingkungan. Jika Anda menyimpan dokumen penting harus memperhatikan berbagai faktor seperti kelembapan, cahaya, hingga keamanan dari api. Ruangan yang lembap akan menumbuhkan jamur pada kertas. Oleh karena itu gunakan silica gel di dalam lemari arsip.
Sinar matahari langsung dapat memudarkan tinta dan merusak struktur kertas (membuatnya rapuh). pastikan ruang arsip tidak terpapar cahaya matahari langsung. Selain itu, untuk dokumen yang benar-benar tidak boleh hilang, sebaiknya gunakan brankas yang tahan terhadap api.
5. Menetapkan Jadwal Pemeliharaan Berkala
Dokumen lama dari tahun-tahun sebelumnya mungkin telah tersimpan dengan rapi di ruangan khusus. Tetapi seiring kali masih berantakan karena adanya penambahan dan perubahan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjadwalkan pemeliharaan dokumen secara berkala.
Manajemen dokumen ini bukan hanya soal cara menyimpan, tapi juga cara membuang. Tanpa kebijakan pemusnahan yang jelas, ruang arsip akan penuh dengan kertas yang sudah tidak berguna lagi. Setelah masa simpan dokumen berakhir, lakukan pemusnahan secara rutin.
Amplop untuk Arsip Dokumen Fisik
Dalam manajemen arsip modern, amplop bukan sekadar alat untuk mengirim surat. Ia juga menjadi bagian penting dalam pengorganisasian dokumen yang sangat efektif. Gunakan amplop tebal yang berkualitas tinggi untuk arsip dokumen penting. Amplop yang berkualitas tinggi bisa memastikan keamanan dokumen jangka panjang.
Gunakan amplop putih J-Plus No. 90 untuk menyimpan dokumen penting. Dengan ukuran yang panjang (110 x 230 mm) amplop ini sangat cocok untuk menyimpan dokumen penting perusahaan yang tidak perlu banyak melipat dokumen. Sehingga bisa memastikan dokumen tetap rapi dan terbaca dalam jangka waktu lama.
