Banyak pemilik bisnis menyalahkan klien atas keterlambatan pembayaran invoice. Padahal tanpa mereka sadari, penyebab utamanya kali berawal dari kesalahan membuat invoice itu sendiri. Dokumen penagihan yang tidak akurat bisa menjadi alasan klien untuk menunda proses pembayaran.
Invoice bukan sekadar lembaran administratif, namun juga representasi profesionalisme sekaligus alat komunikasi hukum antara perusahaan Anda dengan klien. Satu kesalahan dalam membuat invoice bisa menyebabkan dokumen terabaikan. Kejelasan informasi adalah kunci utama untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.
Dalam artikel ini akan mengulas secara mendalam berbagai faktor yang sering terlewat untuk meminimalisir kesalahan saat membuat invoice. Dengan memperbaiki format invoice, Anda tidak hanya mempercepat masuknya pendapatan, tetapi juga membangun reputasi bisnis yang kredibel.
Baca juga artikel Hindari 6 Kesalahan Fatal saat Menggunakan Printer Thermal!
Dampak Buruk jika Salah Membuat Invoice
Kesalahan dalam proses membuat invoice saling berkaitan dan berdampak terhadap banyak hal. Seperti arus kas menjadi lambat, pekerjaan tim menumpuk, dan kepercayaan mitra bisnis menurun. Kesalahan kecil di awal tersebut bisa menjadi kesalahan yang besar apabila tidak ada perbaikan yang signifikan.
Masalah arus kas ini tidak hanya perkara uang yang telat masuk. Tetapi juga perusahaan yang tidak mengetahui dengan jelas piutang yang belum terbayarkan, serta perencanaan keuangan jadi tidak pasti. Hal ini akan membuat para staf sibuk membereskan masalah daripada mencegahnya sejak awal.
Apabila kesalahan ini terus dibiarkan dan terus menumpuk bisa merusak tata kelola dan reputasi perusahaan. Proses invoice yang berantakan bisa membuat mitra dan pihak luar meragukan profesionalisme perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan mitra bisnis beralih ke perusahaan lain.
7 Kesalahan Fatal dalam Membuat Invoice
Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam membuat invoice ini mungkin juga pernah Anda lakukan. Beberapa kesalahannya antara lain sebagai berikut.
1. Identitas Tidak Lengkap atau Salah
Proses membuat invoice memang terkadang tak terhindar dari beberapa kesalahan seperti misalnya adanya identitas yang kurang atau bahkan tidak lengkap. Atau identitas yang tercantum pada invoice ternyata salah misalnya dalam hal penulisan nama atau lainnya.
Identitas perusahaan ini tidak boleh terlewat jika ingin terlihat lebih profesional. Selain itu juga, penulisan nama penerima invoice juga harus tertulis dengan benar. Jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan nama sehingga akan terkesan tidak menghormati pelanggan.
2. Tidak Mencantumkan Pajak
Kesalahan dalam membuat invoice berikutnya adalah tidak tercantum pajak. Jenis pajak yang tercantum biasanya adalah PPN (Pajak Pertambahan Nilai) yang akan terbebankan kepada pelanggan yang membeli suatu produk.
PPN ini biasanya sebesar 10% dari total pembelian barang. Demikian pula ketika terjadi transaksi maka sudah seharusnya PPN ini turut tercantum dalam invoice. Umumnya jumlah PPN ini adalah total dari tagihan sehingga hal ini bisa menjadi info tersendiri bagi pihak penerima invoice.
3. Format Cukup Sulit
Kesalahan ini biasanya juga sering terjadi dan dianggap sebagai hal yang biasa. Format invoice yang cukup sulit akan membuat pelanggan kesulitan memahami isi dari invoice tersebut. Seharusnya invoice tersebut cukup mudah untuk dimengerti dan dipahami pelanggan terutama oleh pihak penerima invoice.
Invoice yang baik seharusnya memiliki format yang rapi dan tidak jauh dari nilai estetika perusahaan. Invoice yang rapi tentu akan membuat pelanggan mudah untuk memahaminya sehingga tujuan pembuatan invoice bisa tercapai tanpa adanya kendala.
4. Deskripsi Invoice yang Tidak Jelas
Deskripsi yang kurang atau bahkan tidak jelas juga sering terjadi dalam pembuatan invoice. Hal ini tentunya bisa membuat penerima invoice menjadi bingung karena invoice yang mereka terima memiliki deskripsi yang sulit untuk dipahami.
Deskripsi yang tidak jelas ini bisa membuat pelanggan malas untuk membacanya. Ini bisa berdampak buruk karena mereka bisa menilai perusahaan Anda tidak profesional. Jika hal ini sampai terjadi maka perusahaan bisa kehilangan pelanggan yang berakibat pada menurunkan profit perusahaan.
5. Tidak Ada Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan dari perusahaan harus ada di invoice. Namun terkadang, ini dianggap sepele dan perusahaan tidak mencantumkannya. Padahal ini sangat penting jika ingin mendapatkan pembayaran secepat mungkin. Jika tidak ada syarat dan ketentuan yang jelas, pembayaran bisa saja tertunda hingga lama.
6. Opsi Pembayaran Tidak Variatif
Beberapa perusahaan mungkin saja menetapkan metode pembayaran yang bertahan sejak lama dan tidak mau melakukan perubahan. Padahal beberapa kebijakan mengenai pembayaran bisa saja memberatkan bagi pihak pelanggan.
Kendala pembayaran tersebut bisa membuat pelanggan melakukan penundaan pembayaran. Tagihan transaksi yang harusnya menjadi beban pelanggan akhirnya harus tertunda pelunasan atau pembayarannya karena metode pembayaran yang kaku.
7. Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung
Invoice yang dikirim tanpa dokumen pendukung sering kali ditolak karena pelanggan tidak dapat memverifikasinya. Demi mengejar kecepatan, invoice dikirim lebih dulu dengan harapan dokumen lain menyusul. Alih-alih ingin mempercepat, cara ini justru memperlambat prosesnya.
Tanpa bukti pendukung, invoice kehilangan dasar formal sehingga pelanggan tidak dapat memproses pembayaran. Akibatnya, tim harus melacak dokumen yang tertinggal, mengulang komunikasi, dan menghadapi penundaan yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal.
