Bagi sebuah bisnis, dokumen-dokumen yang ada bukan sekadar formalitas kertas arsip yang memenuhi laci meja kerja. Mengidentifikasi dan mengelompokkan setiap jenis bukti transaksi keuangan dengan tepat adalah fondasi utama dalam menyusun laporan laba rugi yang akurat.
Tanpa adanya dokumen pendukung seperti kuitansi, faktur, atau nota, pencatatan akuntansi akan dianggap cacat dan rentan terhadap risiko fraud (kecurangan) internal ataupun kesalahan hitung yang merugikan. Dengan memahami berbagai jenis dokumen tersebut juga akan memudahkan saat berurusan dengan legalitas dan perpajakan.
Ketika terjadi selisih paham dengan vendor atau saat audit pajak tahunan tiba, dokumen-dokumen inilah yang menjadi perisai hukum yang valid. Dalam artikel ini akan mengulas 8 jenis bukti transaksi yang sangat krusial agar pengelolaan keuangan menjadi lebih rapi, profesional, dan aman.
Baca juga artikel Keunggulan Kertas Continuous Form untuk Cetak Laporan Pajak.
Jenis Bukti Transaksi Untuk Catat Keuangan
Berbagai jenis bukti transaksi memiliki fungsi yang dan cara pemrosesan yang berbeda-beda dalam pembukuan keuangan. Dokumen transaksi tersebut menjadi komponen yang penting untuk diketahui sebagai bukti dan dasar hukum yang kuat atas transaksi yang terjadi. Berikut ini berbagai jenis bukti transaksi yang wajib diketahui setiap pebisnis.
1. Faktur Pembelian
Faktur pembelian merupakan sebuah bukti tertulis dari perusahaan melakukan pembelian atas barang tertentu. Dalam dokumen ini terdapat data perusahaan yang menjual dan membeli serta tanggal transaksi. Data tersebut sebagai tanda kepercayaan dalam sebuah transaksi.
Keterangan nama barang dan juga jasa beserta jumlahnya tertulis dengan jelas di dalam faktur. Istilah faktur pembelian ini juga sering disebut purchase order yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Ketika membeli barang dari supplier kita akan mendapatkan faktur pembelian.
2. Faktur Penjualan
Hampir sama dengan faktur pembelian, jenis bukti transaksi keuangan ini merupakan dokumen yang berisi transaksi penjualan antara pembeli dan juga penjual. Berbeda dengan tanda pelunasan, isi di dalam faktur ini lebih lengkap. Seperti nama barang, jumlah barang, dan juga identitas perusahaan baik penjual maupun pembeli.
Selain itu, di dalam faktur penjualan juga terdapat NPWP, pajak pertambahan nilai dan pajak barang. Faktur penjualan menjadi bukti transaksi antara perusahaan yang telah melakukan pembelian terhadap barang perusahaan lainnya. Dokumen ini akan menjadi arsip untuk melakukan penagihan pembayaran di kemudian hari.
3. Faktur Pajak
Jenis bukti transaksi keuangan yang satu ini merupakan sebuah nota yang berisi bukti bahwa pembeli dan penjual telah membayar pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Ketika suatu saat terjadi audit maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, faktur ini bisa menjadi bukti yang sah patuh pajak yang sah.
4. Bukti Transaksi Keuangan Nota Retur
Terdapat dua jenis nota untuk retur dalam laporan keuangan atau akuntansi yaitu retur penjualan dan retur pembelian. Istilah nota retur yaitu sebuah dokumen yang menjadi bukti bahwa penjual telah melakukan pengembalian atas barang yang telah terjual. Biasanya retur ini terjadi karena adanya kecacatan produk atau barang yang salah.
5. Bukti Kas Keluar
Kas keluar adalah bukti yang menunjukkan pengeluaran kas dari perusahaan. Biasanya kas keluar berfungsi untuk membiayai pembelian perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan kantor. Dalam bukti kas keluar berisi keterangan nama barang, tanggal, dan divisi mana yang memerlukan, serta jumlah uang.
6. Bukti Transaksi Keuangan Kas Masuk
Bukti transaksi kas masuk merupakan dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang masuk dalam keuangan perusahaan. Dokumen ini biasanya memiliki kegunaan untuk pengarsipan pihak internal perusahaan. Bentuk dari dokumen ini sebenarnya hampir sama dengan bukti transaksi kas keluar.
Dokumen kas masuk bisa menjadi bukti valid dari pembayaran tunai oleh customer baik untuk pembayaran cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya. Meskipun berdampingan dengan dokumen berupa kwitansi, namun kas masuk sangat penting sebagai sarana penulisan kwitansi.
7. Bukti Setoran Bank
Bukti setoran bank ini bisa dari perusahaan sendiri maupun langsung dari bank yang bersangkutan. Bagi perusahaan besar biasanya pihak bank akan memberikan bukti setoran untuk memudahkan perusahaan yang selalu melakukan transaksi. Tentunya hal ini akan memudahkan karena perusahaan tidak perlu repot untuk mengisi slip setoran saat berada di bank.
8. Kwitansi
Kwitansi merupakan jenis bukti transaksi keuangan yang sudah tidak asing lagi bagi khalayak umum. Dokumen ini menjadi salah satu bukti transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Pihak yang melakukan pembayaran akan menerima bukti transaksi kwitansi berdasarkan tujuan dari pembayarannya.
Kwitansi sebagai bukti transaksi perlu ditandatangani serta menggunakan materai agar bisa digunakan untuk kekuatan hukum. Dalam penyimpanan kwitansi harus berhati-hati karena bentuknya yang kecil dan rawan terselip. Pastikan juga untuk segera menggandakan ketika menerima kwitansi.
