Continuous form (CF) merupakan kertas rangkap bersambung tanpa putus yang mampu menyalin dokumen dalam jumlah banyak tanpa harus fotokopi lagi. Berbeda dengan kertas HVS yang berbentuk lembaran lepas, kertas ini berbentuk lipatan zig-zag. Selain itu. Ukuran kertas continuous form juga tersedia dalam tiga variasi.
Ukuran kertas continuous form yang paling banyak kita jumpai umumnya adalah PRS, Non PRS, dan watel. Ketiganya memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda. Fungsi dari dari kertas ini yaitu untuk mencetak dokumen yang secara otomatis bisa membuat salinan dalam jumlah banyak sehingga lebih efisien.
Sebelum mengetahui berbagai ukuran kertas continuous form, sebaiknya pelajari dulu pengertian dan fungsi dasarnya di artikel Apa itu Continuous Form dan Kegunaannya berikut ini.
Ukuran Kertas Continuous Form
1. Ukuran Letter Standar
Ukuran ini merupakan yang paling umum ditemukan di perkantoran, bisanya disebut juga dengan ukuran kertas continuous form Non PRS. Tipe ini hampir setara dengan kertas letter atau sedikit lebih lebar dari A4. Kertas ini memiliki lebar 9,5 inci (termasuk pinggiran lubang). Jika pinggiran lubangnya dirobek (perforasi) maka lebarnya menjadi 8,5 inci.
Perusahaan biasanya menggunakan continuous form ukuran ini untuk menyusun laporan keuangan bulanan atau mencatat data inventaris yang panjang. Selain itu, perusahaan logistik juga memanfaatkan kertas ini untuk mencetak surat jalan yang merinci daftar barang kiriman mereka. Terkadang kertas ini juga untuk membuat faktur penjualan yang memberikan ruang yang cukup untuk menuliskan banyak item barang dalam satu transaksi.
2. Ukuran 9,5 x 12 Inci
Ukuran kertas continuous form ini sedikit lebih panjang dari ukuran standar. Kertas ini bisa memberikan ruang ekstra di bagian bawah. Kertas ini memiliki fungsi utama untuk membuat dokumen yang memerlukan ruang tanda tangan lebih banyak atau catatan tambahan di bagian bawah formulir tanpa harus memakan ruang daftar untuk item.
Sama seperti ukuran standar, berbagai institusi banyak menggunakan kertas ini untuk menyusun laporan keuangan bulanan, menerbitkan faktur pajak, hingga membuat surat jalan logistik. Selain itu, staf administrasi juga memanfaatkan kertas ini untuk mencetak laporan operasional, memproses slip gaji, hingga menerbitkan invoice tagihan.
3. Ukuran PRS
Ukuran PRS biasanya adalah ukuran letter standar dibagi dua yaitu 9,5 x 11/2. Jadi kertas ukuran full dibagi menjadi dua bagian berukuran 9,5 x 5,5 inci. Ukuran kertas continuous form ini memiliki fungsi utama untuk mencetak dokumen yang ringkas dan tidak memerlukan kertas yang luas.
Umumnya untuk kuitansi pembayaran yang sangat efisien untuk transaksi ritel yang tidak memerlukan banyak baris. Selain itu juga bisa untuk membuat nota penjualan toko. Ukuran ini secara nyata menghemat penggunaan kertas karena Anda dapat menggunakan satu lembar untuk mencetak dua transaksi sekaligus.
4. Ukuran Wartel
Kertas wartel yaitu continuous form yang memiliki ukuran paling kecil atau sekitar A6 (9,5/2 x 11/2 inci). Jenis kertas ini biasanya untuk memenuhi kebutuhan cetak struk belanja kecil atau dokumen dengan informasi terbatas.
Salah satu kelebihan kertas ini adalah kemampuannya untuk mendukung operasional bisnis yang memerlukan kecepatan dan efisiensi dalam mencetak dokumen ukuran kecil. Ukurannya yang ringkas memungkinkan kertas ini cocok untuk mesin printer dot matrix berkecepatan tinggi dalam volume besar.
5. Ukuran 14 7/8 x 11 inci
Ukuran ini merupakan yang terbesar dari continuous form. Dahulu kertas ini diandalkan untuk membuat laporan perbankan lama. Ukurannya sangat lebar yaitu hampir selebar kertas A3 dalam posisi landscape. Kertas ini populer untuk laporan besar karena ukurannya yang lebar.
Biasanya digunakan untuk tabel yang memiliki banyak kolom misalnya buku besar atau daftar gaji karyawan yang detail. Dengan ukuran yang besar bisa memudahkan pembacaan data yang memanjang ke samping tanpa harus terpotong ke baris baru.
Keuntungan Menggunakan Continuous Form
- Efisiensi Biaya
Kertas ini tidak memerlukan tinta dalam proses pencetakannya. Pita printer dot matrix menawarkan harga yang jauh lebih murah daripada toner laser atau tinta printer inkjet. Selain itu, kertas ini juga memberikan nilai ekonomis yang lebih tinggi untuk penggunaan skala besar.
- Salinan Instan
Dalam sekali cetak atau sekali tekan “print” bisa mendapatkan satu hingga 6 salinan sekaligus dengan isi yang identik secara fisik karena tekanan jarum pada printer dot matrix mampu menciptakan salinan karbon (kertas continuous form memiliki lapisan karbon). Hal ini jauh lebih cepat daripada mencetak dokumen yang sama 2 sampai 6 kali di printer biasa.
- Keamanan Dokumen
Tulisan pada kertas NCR yang dihasilkan oleh tekanan jarum printer dot matrix sulit untuk dimanipulasi tanpa merusak kertas. Dengan begini akan memberikan keamanan ekstra untuk dokumen legal seperti faktur pajak atau surat jalan.
- Ketahanan Printer
Printer dot matrix dikenal sebagai workhorse yang tahan banting. Mereka bisa bekerja di lingkungan yang berdebu seperti gudang atau pabrik. Di mana printer laser sensitif dengan ruangan yang berdebu dan bisa mengakibatkan kerusakan.
Kesimpulan
Ukuran kertas continuous form secara umum ada lima mulai dari yang kecil hingga yang besar. Setiap ukuran kertas ini memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing. Setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi ada baiknya sebelum membeli untuk memahami dulu spesifikasi kertasnya dan juga tujuan penggunaannya.
