Kertas continuous form (CF) merupakan jenis kertas yang menyambung secara terus menerus tanpa putus dan biasanya dalam bentuk lipatan zig-zag. Kertas ini memiliki ciri khas utama yaitu adanya lubang-lubang penggerak (sprocket holes) di sisi kiri dan kanan. Lubang tersebut berfungsi mengaitkan kertas pada printer dot matrix agar printer dapat menarik kertas dengan stabil dan presisi.
Berbeda dengan kertas HVS polos yang bekerja di printer inkjet atau laser dengan bentuk lembaran (sheet), continuous form menggunakan printer dot matrix yang bekerja dengan sistem benturan (impact). Hal ini memungkinkan pembuatan salinan dokumen secara instan tanpa perlu mencetak berkali-kali.
Seringkali kita melihat kertas continuous form ini dalam bentuk slip gaji, faktur pajak, invoice, surat jalan, atau laporan gudang. Kertas ini biasanya terdiri dari beberapa lapisan (ply) dan menggunakan kertas karbon atau teknologi NCR (No Carbo Required). Ini memungkinkan satu kali cetak dapat menghasilkan beberapa salinan sekaligus.
Fungsi Utama Continuous Form
- Mencatat Transaksi Massal dan Cepat
Fungsi utama kertas ini adalah untuk mencetak dokumen dalam volume besar tanpa henti. Kertas ini memiliki bentuk yang menyambung sehingga tidak perlu mengisi ulang baki kertas setiap beberapa lembar. Hal ini sangat krusial untuk mencetak laporan transaksi harian di bank atau data stok barang di gudang besar.
- Pembuatan Dokumen Rangkap
Berbeda dengan kertas HVS biasa, continuous form menawarkan keunggulan utama berupa ketersediaan lapisan (ply) yang bervariasi, mulai dari 1 hingga 6 lapis. Kertas ini menggunakan teknologi NCR sehingga lembaran bawah yang secara otomatis tersalin tulisannya berkat reaksi kimia pada lapisan kertas. Lembar pertama (atas) yang menerima tinta dari printer dan lembar bawahnya otomatis menyalin.
Fungsi ini sangat tepat untuk kebutuhan mencetak dokumen dalam volume tinggi dan cepat. Dengan teknologi ini sangat tepat untuk pembuatan invoice, surat jalan, atau tanda terima di mana satu lembar untuk pelanggan, satu untuk arsip kantor, dan satu untuk bagian keuanggan.
Kegunaan Kertas Continuous Form
- Tagihan Penjualan
Pemilik bisnis pakaian, grosir, kosmetik, atau lainnya, ada baiknya menggunakan kertas continuous form. Jenis kertas ini memudahkan kasir untuk memberikan bukti penjualan yang sah dan bertanggung jawab karena baik penjual maupun pembeli memiliki bukti yang sama.
- Kuitansi dan Bukti Pengeluaran
Dalam bisnis apapun, baik besar atau kecil, pergerakan keuangan terjadi setiap hari untuk uang masuk maupun keluar. Kertas ini dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran uang atau pemasukan dalam bisnis. Penggunaan continuous form sangat efektif karena memuat beberapa kuitansi sekaligus.
- Dokumen Perjalanan
Pengirim barang harus memenuhi syarat dokumen perjalanan atau surat jalan saat mengirimkan barang ke alamat tertentu. Kertas ini mendukung fungsi dokumen perjalanan karena menyediakan beberapa lembar salinan sekaligus. Di mana satu salinan untuk konsumen dan satu lagi untuk pengirim atau penjual.
- Membuat Faktur Pajak
Faktur pajak berfungsi sebagai bukti pungutan pajak oleh PKP (Pengusaha Kena Pajak). PKP harus menerbitkan invoice ini sebagai bukti telah memungut pajak dengan membeli barang atau jasa. Selain itu, dengan dokumen ini penggunaan formulir kontinu sangat efektif dan efisien.
- Slip Gaji
Slip gaji biasanya berisi informasi tentang upah yang diperoleh, upah lembur, pinjaman, atau pemotongan gaji. Itulah mengapa penting untuk mendapatkan salinan gaji setiap karyawan. Solusinya adalah dengan menggunakan kertas continuous form. Jika suatu saat terjadi masalah, perusahaan sudah memiliki beberapa bukti yang bisa diberikan kepada karyawan dan arsip.
Keuntungan Menggunakan Continuous Form
Kertas continuous form sangat efisien untuk mencetak dokumen dengan cepat sekaligus salinan dalam jumlah banyak tanpa harus perlu bekerja dua kali. Dengan teknologi NCR pada lapisan kertas ini memungkinkan membuat salinan dokumen dalam jumlah banyak dalam sekali cetak.
Selain itu, kertas ini juga membuat biaya operasional lebih rendah. Printer dot matrix yang digunakan jauh lebih hemat tinta karena hanya menggunakan pita atau ribbon dibandingkan toner laser printer.
Hasil cetakan dari printer impact cenderung lebih tahan lama dan tidak mudah luntur oleh air dibandingkan tinta inkjet. Kertas ini juga memiliki presisi tinggi. Berkat lubang penggerak di pinggirnya, posisi cetakan pada formulir yang sudah didesain seperti formulir pajak tidak akan bergeser.
Kesimpulan
Kertas continuous form bukanlah teknologi kuno melinkan solusi spesifik untuk efisiensi bisnis. Fungsinya sebagai media cetak dokumen rangkap secara cepat, aman, dan murah sehingga menjadikannya tetap relevan.
