Bagi pelaku usaha pemula atau staf logistik yang baru terjun ke dunia industri, pertanyaan mengenai apa itu surat jalan sering kali muncul. Secara mendasar, surat jalan merupakan dokumen formal yang diterbitkan oleh pihak pengirim untuk membenarkan bahwa muatan sopir tersebut sah dan telah melewati pencatatan resmi.
Dalam operasional bisnis, khususnya yang bergerak di bidang manufaktur, distribusi, dan perdagangan, aktivitas pengiriman barang merupakan hal penting perusahaan. Saat memindahkan produk dari gudang menuju lokasi pembeli tidak sesederhana menaikkan barang ke atas armada angkutan.
Dalam proses tersebut ada proses administrasi hukum ketat yang harus terpenuhi agar seluruh proses distribusi berjalan lancar tanpa hambatan fungsional di perjalanan. Dalam artikel ini akan menjawab berbagai pertanyaan mengenai apa itu surat jalan serta tujuan dari pembuatannya.
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan merupakan dokumen tertulis yang wajib untuk mencatat pengiriman barang dari pihak pengirim ke penerima. Biasanya pengiriman akan menyertakan dokumen ini bersamaan dengan barang yang akan dikirim kepada pelanggan. Dengan adanya dokumen ini, pihak pengirim maupun penerima barang dapat saling mengetahui informasi penting terkait barang.
Dokumen ini berisi informasi penting, seperti nama pengirim dan penerima, jenis barang, berat barang, hingga jumlah barang. Berkas pengiriman ini biasanya tidak mencantumkan harga barang. Salinan catatan ini nantinya juga akan kembali kepada pengirim sebagai bukti bahwa barang telah sampai kepada pelanggan.
Perusahaan, pelaku bisnis, maupun institusi memanfaatkan surat ini dalam aktivitas pengiriman barang. Dokumen ini nantinya akan menjadi bukti fisik untuk melacak dan mengidentifikasi barang yang terkirim. Secara umum surat jalan terdiri dari tiga rangkap, yaitu sebagai berikut.
- Rangkap pertama yaitu sebagai invoice dan biasanya berwarna putih. Lembar ini biasanya diserahkan kepada pengiriman sebagai bukti pengiriman barang.
- Rangkap kedua tanda terima barang biasanya berwarna merah berfungsi sebagai bukti penerimaan barang untuk pihak penerima.
- Rangkap ketiga biasanya berwarna kuning yang merupakan laporan catatan transaksi yang harus tersimpan sebagai arsip perusahaan.
Format Penulisan Surat Jalan
Penulisan surat jalan memiliki format berbeda-beda tergantung pada jenis dan tujuan pengiriman. Berikut ini beberapa komponen penting yang menjadi format dalam penulisannya.
1. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor unik yang bertujuan untuk mengidentifikasi surat tersebut. Dalam surat pengiriman, nomor ini biasanya terdiri dari kombinasi huruf dan angka untuk melacak pengiriman barang.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat yang wajib tercantum dalam dokumen adalah tanggal saat dokumen diterbitkan. Dengan begitu, pihak penerima bisa mengetahui kapan dan surat tersebut tercetak.
3. Nama Pengirim dan Penerima
Nama pengirim dan penerima adalah nama pihak yang mengirimkan dan menerima barang. Komponen ini harus tercantumkan untuk menghindari adanya kesalahan pengiriman barang.
4. Alamat Pengirim dan Penerima
Sama seperti nama, surat jalan juga harus mencantumkan alamat pengirim dan penerima barang dengan akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses pengiriman.
5. Rincian Barang
Bagian ini berisi informasi tentang barang, seperti jenis barang, jumlah barang, ukuran barang, dan berat barang. Usahakan untuk mengisi bagian ini dengan rinci untuk memudahkan staf dan penerima barang dalam mengkonfirmasi pesanan.
6. Tanda Tangan Penerima
Ketika barang telah sampai, penerima harus membubuhkan tanda tangan yang menjadi tanda bahwa barang tersebut telah mereka terima. Dengan begitu, transaksi jual beli telah berhasil
Temukan rekomendasi kertas terbaik hanya di artikel Jual Kertas Komputer Form untuk Administrasi Pengiriman Barang.
Apa Itu Tujuan Pembuatan Surat Jalan?
Sebelum barang sampai ke tangan pelanggan, berkas pengiriman barang memiliki tujuan yang sangat penting dalam proses pengiriman. Berikut ini tujuan utama pembuatan surat jalan.
1. Sebagai Bukti Pengiriman dan Penerimaan
Tujuan utama pembuatan surat jalan adalah untuk bukti fisik bahwa barang benar-benar sudah terkirim dan sampai di tangan pelanggan. Dengan adanya surat jalan akan mencegah terjadinya perselisihan di kemudian hari.
2. Sebagai Daftar Periksa Pengiriman
Dokumen ini akan memastikan semua barang yang berada dalam pesanan sudah masuk ke dalam pengiriman. Hal ini sangat penting agar tidak ada barang yang tertinggal atau salah kirim.
3. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Surat jalan yang rapi dan terlihat profesional akan membuat pelanggan merasa yakin bahwa barang mereka benar-benar sesuai pesanan. Dokumen ini sangat penting untuk menarik kepercayaan pelanggan pada profesionalisme bisnis Anda.
4. Mendukung Administrasi dan Pelaporan
Berkas pengiriman yang tercetak dengan rapi akan memudahkan dalam pencatatan dan pelacakan barang yang keluar. Sehingga proses administrasi di kantor akan menjadi lebih terstruktur dan rapi.
5. Memperkuat Branding
Dengan menambahkan logo, warna, dan desain yang mencerminkan identitas usaha pada surat jalan, bisa untuk memperkuat brand value bisnis. Selain itu juga untuk memperkenalkan bisnis kepada pelanggan setiap kali barang sampai di tangan mereka.
Kesimpulan
Surat jalan bukan sekadar dokumen formalitas yang dibawa oleh sopir. Dokumen ini sebagai pilar legalitas logistik dan transparansi akuntansi sebuah bisnis. Berkas ini menjadi jembatan informasi yang valid antara pihak gudang, armada pengirim, dan konsumen akhir,
