Dalam administrasi perusahaan, faktur pajak dan slip gaji adalah dua dokumen yang rutin di cetak setiap periode. Pertanyaannya, berapa salinan yang sebenarnya butuh untuk masing-masing dokumen? Menentukan jumlah salinan dengan tepat membantu perusahaan menghindari pemborosan kertas sekaligus memastikan semua pihak yang berkepentingan memegang dokumen yang sama.
Mulai dari Pertanyaan: Siapa Saja yang Perlu Memegang Dokumen?
Cara paling mudah menentukan jumlah salinan adalah dengan menghitung pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. Setiap pihak, baik internal maupun eksternal, idealnya memegang satu salinan. Dari situ, jumlah salinan yang di butuhkan bisa dihitung tanpa perlu menebak-nebak.
Faktur Pajak: Berapa Salinan yang Umumnya Dibutuhkan?
Untuk faktur pajak, pihak yang biasanya memerlukan dokumen meliputi pembeli sebagai penerima dokumen asli, penjual sebagai arsip, dan terkadang bagian keuangan atau pembukuan internal sebagai dasar pencatatan. Karena itu, banyak perusahaan menyiapkan 2 hingga 3 salinan untuk setiap faktur.
Perlu di catat bahwa ketentuan perpajakan dapat berubah dari waktu ke waktu, termasuk penggunaan faktur pajak elektronik. Untuk memastikan format dan jumlah salinan yang sesuai aturan terbaru, sebaiknya tanyakan langsung kepada konsultan pajak atau bagian perpajakan di perusahaan Anda.
Slip Gaji: Berapa Salinan yang Umumnya Dibutuhkan?
Slip gaji punya alur yang lebih sederhana. Karyawan menerima satu lembar, dan perusahaan dapat menyimpan satu salinan untuk arsip HRD atau keuangan. Jadi, kebutuhan umumnya adalah 1 salinan jika tidak ada arsip fisik, atau 2 salinan jika perusahaan ingin menyimpan arsip yang identik dengan milik karyawan.
Cara Praktis Menghasilkan Salinan dalam Sekali Cetak
Daripada mencetak dokumen berulang kali, perusahaan dapat memanfaatkan continuous form multi-ply. Dengan kertas berlapis, satu kali proses cetak langsung menghasilkan beberapa salinan sekaligus. Cara ini lebih hemat waktu, dan isi setiap salinan terjamin sama persis karena tercetak bersamaan.
Jumlah salinan yang di butuhkan sama dengan jumlah ply yang di pilih. Misalnya, jika sebuah faktur butuh 3 salinan, pilih continuous form 3 ply.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menentukan Jumlah Salinan
- Kemampuan printer: semakin banyak ply, semakin besar tekanan cetak yang di butuhkan. Pastikan printer dot matrix Anda mampu mencetak hingga lapisan paling bawah dengan jelas.
- Kebutuhan arsip: tentukan apakah arsip fisik memang perlu, atau cukup simpan dalam bentuk digital.
- Efisiensi biaya: setiap tambahan ply menambah harga per set, jadi sesuaikan dengan kebutuhan nyata.
- Kualitas kertas: kertas yang baik membantu setiap salinan tercetak sama jelasnya.
Kesimpulan
Jumlah salinan untuk faktur pajak dan slip gaji bergantung pada pihak yang membutuhkan dokumen dan kebijakan masing-masing perusahaan. Faktur umumnya membutuhkan 2 hingga 3 salinan, sedangkan slip gaji cukup 1 hingga 2 salinan. Dengan continuous form multi-ply, kebutuhan tersebut bisa terpenuhi dalam satu kali cetak secara praktis dan efisien.
Temukan pilihan continuous form 1 ply hingga multi-ply sesuai kebutuhan dokumen perusahaan Anda di Toko Kertas Indonesia.
