Perusahaan ekspor-impor umumnya membutuhkan continuous form dalam jumlah besar untuk mencetak berbagai dokumen penting, seperti invoice, packing list, hingga dokumen kepabeanan. Namun, tidak sedikit perusahaan yang masih melakukan kesalahan saat membeli continuous form, yang pada akhirnya dapat mengganggu kelancaran proses administrasi dan pengiriman barang. Berikut kesalahan umum yang sering terjadi dan cara menghindarinya.
1. Tidak Menyesuaikan Jumlah Ply dengan Alur Dokumen
Dokumen ekspor-impor sering kali membutuhkan beberapa salinan untuk berbagai pihak, seperti bagian gudang, keuangan, bea cukai, hingga mitra pengiriman. Kesalahan yang sering terjadi adalah memilih continuous form dengan jumlah ply yang tidak sesuai, sehingga perusahaan harus mencetak ulang dokumen secara manual untuk memenuhi kebutuhan salinan tambahan.
2. Mengabaikan Kesesuaian Format dengan Sistem Pencetakan
Setiap perusahaan biasanya memiliki sistem atau software khusus untuk mencetak dokumen ekspor-impor sesuai format standar internasional. Kesalahan yang sering terjadi adalah membeli continuous form dengan ukuran atau jarak perforasi yang tidak sesuai dengan pengaturan sistem, sehingga hasil cetak menjadi tidak presisi atau bahkan terpotong.
3. Membeli dalam Jumlah yang Tidak Diperhitungkan dengan Baik
Volume dokumen pada perusahaan ekspor-impor bisa berfluktuasi tergantung jumlah transaksi dan pengiriman yang sedang berjalan. Kesalahan umum lainnya adalah tidak memperhitungkan kebutuhan secara berkala, sehingga stok bisa kekurangan saat volume transaksi meningkat atau justru menumpuk berlebihan saat volume sedang rendah.
4. Kurang Memperhatikan Kualitas Kertas untuk Dokumen Penting
Dokumen ekspor-impor sering kali perlu diarsipkan dalam jangka waktu lama untuk keperluan audit atau verifikasi di kemudian hari. Memilih continuous form dengan kualitas kertas rendah berisiko membuat dokumen cepat pudar atau rusak sebelum masa penyimpanan yang dibutuhkan selesai.
5. Tidak Mempertimbangkan Konsistensi Pasokan
Perusahaan ekspor-impor membutuhkan pasokan continuous form yang konsisten karena aktivitas administrasi yang berjalan hampir setiap hari. Kesalahan yang sering terjadi adalah memilih penyedia tanpa mempertimbangkan konsistensi ketersediaan stok, sehingga berisiko mengalami kekosongan pasokan di saat-saat penting.
6. Tidak Melakukan Uji Coba Sebelum Membeli dalam Jumlah Besar
Sebelum membeli continuous form dalam volume besar, banyak perusahaan yang melewatkan tahap uji coba untuk memastikan kompatibilitas dengan sistem pencetakan yang digunakan. Akibatnya, kesalahan format atau ukuran baru diketahui setelah pembelian dalam jumlah banyak dilakukan.
Kesimpulan
Menghindari kesalahan-kesalahan di atas dapat membantu perusahaan ekspor-impor memastikan proses pencetakan dokumen berjalan lancar, mulai dari invoice, packing list, hingga dokumen kepabeanan. Dengan memperhatikan jumlah ply, kesesuaian format, volume kebutuhan, kualitas kertas, hingga konsistensi pasokan, administrasi perusahaan dapat berjalan lebih efisien tanpa hambatan.
Temukan continuous form berkualitas dengan berbagai spesifikasi untuk mendukung kebutuhan dokumen ekspor-impor perusahaan Anda di Toko Kertas Indonesia.
Marketplace
Shopee: Toko Kertas Indonesia
Tokopedia: Toko Kertas Indonesia
Sosial Media
Instagram: @tokokertas.indonesia
TikTok: @tokokertas.indonesia
Facebook: @Toko Kertas Indonesia
