Dalam operasional bisnis, efisiensi administrasi adalah kunci utama. Bagi perusahaan yang masih menggunakan sistem cetak struk atau faktur secara masif, penggunaan continuous form 3 ply menjadi pilihan utama. Kertas komputer berkesinambungan ini memungkinkan pencetakan invoice dalam jumlah banyak dengan salinan otomatis yang rapi dan cepat.
Pemilihan kertas continuous form 3 ply yang salah bisa menyebabkan printer dot matrix cepat rusak. Bahkan hasil cetakan rangkap (salinan) di bawahnya tidak terbaca dengan jelas atau tidak terbaca sama sekali. Artikel ini akan membahas tips memilih dan rekomendasi kertas komputer rangkap 3 terbaik.
Apa itu Continuous Form 3 Ply
Continuous form 3 ply merupakan jenis kertas komputer yang terdiri dari tiga lapisan (rangkap). Kertas ini dalam penggunaannya khusus untuk printer dot matrix. Mekanisme kerjanya menggunakan lubang-lubang kecil di sisi kanan dan kiri (tractor feed) agar kertas dapat ditarik secara terus-menerus tanpa perlu memasukkan kertas satu per satu.
Kertas ini menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required) yang berarti tidak perlu menyisipkan kertas karbon manual di sela-sela lapisan. Tekanan dari jarum printer akan memicu reaksi kimia pada lapisan kertas sehingga tulisan tembus hingga ke lembar paling bawah.
Mengapa Invoice Membutuhkan Kertas 3 Ply?
Bagi perusahaan, invoice bukan sekadar bukti bayar melainkan dokumen legal dan alat kontrol internal. Invoice sangat penting bagi perusahaan karena sebagai validitas data. Sekali cetak menggunakan continuous form 3 ply akan mendapatkan tiga dokumen identik. Dengan begitu, tidak akan ada risiko perbedaan data antara yang milik pelanggan dan milik kantor.
Dengan tiga dokumen sekaligus, tidak perlu melakukan fotokopi. Langsung sobek, distribusikan dan arsipkan. Penggunaan printer dot matrix dan kertas continuous form memiliki biata per lembar yang jauh lebih murah dibandingkan printer laser atau inkjet. Selain itu, kertas NCR berkualitas tinggi dapat menyimpan tulisan hingga bertahun-tahun tanpa pudar yang sangat penting untuk arsip jangka panjang.
Rekomendasi Continuous Form 3 Ply Terbaik
1. J-Plus
Kertas J-Plus merupakan pilihan pertama karena berani menjamin ketahanan tulisan 10 tahun lebih. Produk J-Plus menggunakan teknologi NCR berkualitas tinggi untuk memastikan setiap lembar (ply) kertas memiliki distribusi kapsul warna yang merata bahkan hingga lapisan paling bawah.
2. Paperline
Continuous form Paperline adalah produk unggulan dari grup APP Sinarmas yang sudah tidak asing lagi di telinga para pengelola pengadaan barang. Paperline memiliki konsistensi kualitas yang stabil dari waktu ke waktu.
3. Paperpryns
Meskipun terbilang mahal produk Paperpryns memiliki kualitas premium. Paperpryns menawarkan kualitas cetak yang bagus berkat bahan dasarnya menggunakan serat kertas murni sejak 1993.
4. Multi Office
Merek ini sering menjadi pilihan bagi perusahaan yang mencari keseimbangan antara harga dan kualitas. Produk ini menawarkan kertas yang cukup tebal dan lubang pinggiran yang sangat presisi.
5. Sinar Dunia (SiDU)
Selain buku tulis, produk continuous form mereka juga tak kalah populer. Kertas ini memiliki serat yang kuat sehingga tidak mudah robek saat ditarik mesin printer berkecepatan tinggi.
Keunggulan Continuous Form 3 Ply
1. Kecepatan dan Efisiensi
Dalam sekali cetak, continuous form 3 ply bisa memberikan tiga rangkap dokumen sekaligus. Hal ini sangat krusial untuk transaksi yang melibatkan banyak pihak. Misalnya, satu untuk pelanggan, satu untuk bagian gudang, dan salinan lainnya untuk bagian akuntansi.
2. Teknologi NCR yang Bersih
Teknologi NCR yang ada di kertas continuous form berbeda dengan sistem karbon lama yang sering meninggalkan noda hitam di tangan ataupun meja kerja. NCR tersebut bekerja melalui reaksi kimia lapisan micro-capsule pada bagian belakang kertas atas dan bagian depan kertas bawah.
3. Tahan Lama
Hasil cetakan dari printer dot matrix pada continuous form cenderung lebih tahan lama daripada dengan tinta inkjet yang bisa luntur jika terkena air. Hal ini sangat penting untuk dokumen legal seperti faktur pajak atau surat jalan yang mungkin terpapar cuaca saat pengiriman.
4. Biaya Operasional Rendah
Dibandingkan mencetak tiga lembar kertas HVS A4 menggunakan printer laser atau inkjet, biaya per lembar continuous form 3 ply jauh lebih murah. Selain itu, pita (ribbon) pada printer dot matrix memiliki harga yang sangat terjangkau dengan kapasitas cetak ribuan lembar.
