Dalam operasional harian industri perbankan, kecepatan dan akurasi dokumentasi ialah kunci utama. Meskipun saat ini era digital, penggunaan kertas komputer atau continuous form tetap tidak tergantikan, terutama untuk transaksi, laporan audit, dan arsip legal. Memilih kertas komputer untuk perbankan harus dengan pertimbangan yang matang.
Kertas komputer untuk perbankan, dalam proses mencetaknya menggunakan printer dot matrix. Keunggulan utama kertas ini terletak pada kemampuannya untuk mencetak dokumen dalam jumlah banyak sekaligus. Bagi perbankan, hal ini berarti efisiensi waktu yang signifikan.
3 Jenis Kertas Komputer untuk Administrasi Perbankan
1. Kertas Komputer 2 Ply
Kertas continuous form 2 ply untuk perbankan memiliki dua lapisan kertas yaitu lembar asli (biasanya berwarna putih) dan satu lembar salinan (merah muda). Jenis kertas ini menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required). Teknologi ini memungkinkan tulisan pada lembar pertama akan otomatis tersalin ke lembar kedua.
Dalam sektor perbankan continuous form 2 ply biasanya untuk transaksi yang memerlukan satu arsip internal dan satu bukti untuk nasabah. Misalnya bukti setoran tunai sederhana, slip penarikan tabungan, dan laporan harian mutasi singkat.
2. Kertas Komputer 3 Ply
Kertas komputer 3 ply merupakan pilihan yang paling efisien untuk administrasi bank. Jenis kertas ini memiliki tiga lapisan yaitu satu lembar asli dan dua lembar salinan. Jenis continuous form ini paling ideal untuk alur birokrasi perbankan.
Sistem perbankan biasanya memerlukan tiga distribusi dokumen yang berbeda dalam satu kali cetak. Umumnya lembar pertama untuk nasabah sebagai bukti sah transaksi. Lalu, lembar kedua sebagai arsip bagian teller atau operasional arsip harian (jurnal harian). Sementara, lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau untuk kebutuhan audit.
Dengan menggunakan continuous form 3 ply, bank tidak perlu melakukan proses fotokopi atau mencetak ulang. Continuous form memungkinkan dalam sekali cetak menghasilkan dua salinan sekaligus. ini akan sangat efisien untuk operasional administrasi perbankan yang serba cepat.
3. Kertas Komputer 4 Ply
Kertas continuous form 4 ply menyediakan satu lembar asli dengan tiga lembar salinan. Jenis ini memang lebih tebal dan membutuhkan tekanan printer yang lebih kuat agar salinan paling bawah tetap terbaca. Kertas ini umumnya digunakan untuk transaksi harian di meja teller.
Continuous form 4 ply biasanya untuk kebutuhan administrasi back office atau divisi kredit. Selain itu juga untuk laporan audit eksternal yang memerlukan banyak salinan untuk berbagai lembaga pengawas keuangan. Surat berharga yang berupa dokumen instruksi transfer antar cabang yang memerlukan pengawasan berlapis juga menggunakan jenis kertas ini.
Strategi Memilih Kertas Komputer untuk Perbankan Berkualitas
Dalam memilih continuous form untuk perbankan tidak boleh sembarang. Apabila salah memilih kualitas kertas bisa menyebabkan printer macet (paper jam) yang tentu akan menghambat antrean nasabah. Berikut ini beberapa tips memilih continuous form berkualitas.
1. Sensitivitas Karbon (NCR)
Kertas komputer yang berkualitas tinggi akan langsung bereaksi terhadap tekanan ringan sekalipun. Hal ini sangat penting untuk menjaga keawetan jarum printer. Sebaiknya menghindari kertas yang mengharuskan printer disetel pada mode “high impact” terus-menerus karena akan memperpendek umur alat cetak.
2. Kualitas Perforasi
Perforasi merupakan lubang-lubang kecil di pinggir kertas yang berfungsi untuk menyobek kertas dengan rapi. Dalam bank, kecepatan adalah segalanya. Dengan kertas yang memiliki perforasi baik, petugas bank dapat menyobek bukti transaksi dengan cepat tanpa risiko kertas sobek di bagian tengah.
3. Presisi Ukuran
Ukuran continuous form yang menjadi standar dalam perbankan adalah 9,5 x 11 inci (ukuran penuh) atau 9,5 x 5,5 inci (ukuran PRS). Saat memilih ukuran, pastikan ukuran lubnag traktor di sisi kanan dan kiri benar-benar presisi agar kertas tidak miring saat proses pencetakan laporan panjang.
Kertas Continuous Form Terbaik untuk Perbankan
Kejelasan salinan pada rangkap kedua hingga keenam menjadi indikator utama apakah merek kertas continuous form layak digunakan atau tidak. Berikut ini tiga rekomendasi merk continuous form yang telah teruji kualitasnya dan menjadi favorit di pasar Indonesia.
1. J-Plus
Kertas continuous form merk J-Plus mengambil peran sebagai standar emas dengan berani menjamin ketahanan tulisan hingga 10 tahun bahkan bisa lebih. Kertas J-Plus menggunakan teknologi NCR berkualitas tinggi sehingga memastikan setiap lembar (ply) kertas memiliki distribusi kapsul warna yang merata bahkan hingga lapisan paling bawah (lembar keenam).
Selain itu, continuous form J-Plus juga menggunakan formulasi kimia khusus yang membuat reaksi warna lebih stabil. Hal inilah yang membuat hasil cetakan tidak akan mudah oksidasi atau luntur meski disimpan dalam suhu ruangan kantor selama bertahun-tahun. Permukaan kertas J-Plus juga sangat halus sehingga bisa meminimalisir gesekan dengan jarum printer.
2. Paperline
Continuous form Paperline merupakan produk unggulan dari grup APP Sinarmas yang sudah tidak asing lagi di telinga para pengelola pengadaan barang. Merk ini dikenal karena konsistensi kualitasnya yang sangat stabil dari waktu ke waktu.
Keunggulan utama dari kertas ini ialah menggunakan karbon kimiawi unggul. Lapisan mikro-kapsul pada kertas paperline sangat sensitif terhadap tekanan. Hasil cetakan pada rangkap paling bawah tetap terbaca dengan jelas dan tidak berbayang.
3. Paperpryns
Continuous form Paperpryns seringkali menjadi pilihan jalan tengah bagi perusahaan yang menginginkan kualitas premium namun dengan efisiensi biaya yang tetap terjaga. Kertas ini menawarkan kualitas cetak yang unggul berkat bahan dasarnya menggunakan serat kertas murni sejak 1993.
Kertas ini juga memiliki permukaan yang halus dan bersih menghasilkan cetakan dengan warna terang dan teks yang tajam. Paperpryns juga menggunakan teknologi NCR yang tidak perlu lagi menggunakan selipan kertas karbon manual.
