Banyak perusahaan masih mengandalkan dokumen fisik seperti faktur dan purchase order (PO) untuk transaksi yang penting. Namun, dokumen-dokumen ini rentan dimodifikasi tanpa izin mulai dari tanda tangan palsu hingga angka nominal yang berubah. Di sinilah peran continuous form untuk cegah fraud dokumen perusahaan.
Kertas continuous form dengan teknologi NCR mampu menciptakan salinan otomatis yang tidak bisa diubah setelah tercetak. Sehingga setiap transaksi memiliki jejak audit yang kuat. Dengan distribusi salinan yang rapi dan fitur keamanan tambahan, perusahaan bisa meminimalkan dan bisa untuk cegah fraud dokumen.
Celah Fraud Dokumen yang Sering Terjadi di Perusahaan
Sebelum memahami solusi cara cegah fraud dokumen internal di perusahaan, kita perlu mengenali celah yang bisa menjadi jalan kecurangan dalam perusahaan. Fraud dokumen internal di perusahaan biasanya terjadi dalam berbagai hal berikut.
1. Manipulasi Angka
Kecurangan yang sering terjadi biasanya adalah manipulasi angka pada dokumen. Mengubah nilai nominal pada invoice atau kuitansi setelah dokumen ditandatangani.
2. Penghapusan Data
Hal ini juga sering kali terjadi, menghapus data asli dan menuliskan data palsu di atasnya untuk beberapa kepentingan yang bisa merugikan perusahaan.
3. Dokumen Ganda
Dalam melakukan kecurangan beberapa orang bahkan mencetak ulang dokumen asli untuk kepentingan pribadi, misalnya penagihan ganda ke lapangan.
4. Pemusnahan Barang Bukti
Untuk menghindari pemeriksaan hukum terkadang beberapa perusahaan nakal juga bisa melakukan pemusnahan barang bukti dengan membuang lembar dokumen agar transaksi tidak terlacak di audit.
Peran Continuous Form untuk Cegah Fraud Dokumen
Penggunaan kertas continuous form bukan hanya sekadar sebagai dokumen arsip dan distribusi antar divisi yang cepat. Dalam konteks pengendalian internal perusahaan, continuous form atau kertas komputer ini menawarkan keamanan yang sistem digital tidak memilikinya. Berikut ini peran kertas komputer untuk mencegah kecurangan di perusahaan.
1. Dokumen Anti Edit
Continuous form menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required). Kertas inu memiliki lapisan mikro kapsul berisi tinta yang akan pecah saat terkena tekanan dari jarum printer dot matrix atau pulpen. Jika seseorang mencoba mengubah angka pada lembar pertama, tekanan tersebut tidak akan tersinkronisasi dengan lembar rangkap di bawahnya.
Dengan begitu, audit fisik akan dengan mudah menemukan perbedaan antara lembar asli (putih) dengan lembar arsip (merah/kuning/biru/hijau/). Selain itu, dengan sistem tekanan, tulisan pada lembar rangkap adalah replikasi fisik bukan sekadar tinta laser yang menempel di permukaan. Ini akan sangat sulit dipalsukan dengan printer biasa.
2. Sistem Nomor Urut Tercetak
Salah satu keunggulan continuous form dalam cegah fraud dokumen internal perusahaan adalah penggunaan nomor urut yang dicetak langsung oleh pabrik kertas bukan oleh printer kantor. Setiap lembar kertas ini memiliki nomor unik.
Jika ada satu nomor yang hilang dari urutan, departemen audit bisa langsung mempertanyakan keberadaannya. Dengan begitu bisa mencegah karyawan untuk menyelipkan transaksi karena setiap transaksi wajib menggunakan kertas dengan nomor urut yang sudah terdaftar dalam stok perusahaan.
3. Keamanan dari Warna
Continuous form menggunakan warna yang berbeda untuk jenis 2 ply hingga 6 ply. Dengan ini, memastikan bahwa setiap departemen memiliki salinan yang sama persis pada detik transaksi terjadi, manipulasi di satu departemen akan segera terlihat.
4. Jejak Audit Permanen
Berbeda dengan dokumen digital yang bisa daja diretas atau dihapus apabila keamanan IT lemah, continuous form memberikan jejak audit fisik yang permanen. Perusahaan umumnya menyimpan dokumen di gudang arsip dan menjadi bukti hukum yang kuat jika terjadi sengketa di kemudian hari.
5. Jumlah Ply untuk Kontrol Internal
Jumlah rangkap (ply) pada kertas continuous form menentukan seberapa banyak salinan yang perusahaan butuhkan untuk alur kerja internal. Pemilihan jumlah ply yang tepat dapat membantu perusahaan menjaga konsistensi data di seluruh divisi.
Misalnya 2 ply cocok untuk transaksi sederhana yang hanya melibatkan dua pihak. Dan kertas rangkap 3 untuk proses yang membutuhkan arsip tambahan seperti finance atau warehouse. Sementara 4 ply ideal untuk persetujuan kompleks dengan distribusi dokumen ke lebih banyak departemen.
Cegah Fraud Dokumen dengan Continuous Form Terbaik
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk berbagai kebutuhan bisnis. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply. Ini menjadi pilihan tepat untuk mencegah kecurangan di perusahaan yang bisa terjadi kapan saja.
Continuous form J-Plus sangat cocok untuk berbagai kebutuhan administrasi transaksi di berbagai bidang usaha. Toko Kertas Indonesia adalah distributor resmi dari produk J-Plus yang sudah terbukti kualitas kertasnya. Pastikan untuk membeli continuous form berkualitas tinggi hanya di official store Toko Kertas Indonesia.
