Dalam operasional bisnis yang menuntut kecepatan dan efisiensi, penggunaan printer dot matrix tetap menjadi pilihan utama untuk mencetak dokumen transaksi dalam volume besar. Salah satu teknik untuk menghemat biaya operasional adalah dengan cetak kertas continuous form bagi dua atau setengah halaman.
Metode cetak kertas continuous form dengan format setengah halaman ini sangat efektif bagi perusahaan yang ingin memproduksi nota, kuitansi, atau faktur pajak dalam ukuran ringkas namun tetap memiliki salinan rangkap yang jelas dan terorganisir. Meskipun terlihat sederhana, proses mencetak pada kertas yang bersambung ini sering kali menghadirkan tantangan teknis tersendiri.
Dalam artikel ini akan memberikan panduan langkah-langkah teknis yang tepat untuk cetak kertas continuous form setengah halaman. Dengan mengikuti panduan ini, tidak hanya meningkatkan produktivitas administrasi Anda. Tetapi juga memastikan penggunaan bahan baku kertas menjadi jauh lebih efisien dan ekonomis.
Mengapa Continuous Form Bagi Dua Butuh Pengaturan Khusus?
Kertas continuous form merupakan jenis kertas yang tersambung memanjang dengan lubang-lubang di pinggirnya (tractor holes). Lubang ini berfungsi sebagai pengait pada penarik kertas di printer dot matrix. Berbeda dengan printer laser atau inkjet yang menggunakan sensor optik untuk mendeteksi ujung kertas, printer dot matrix mengandalkan mekanik traktor.
Istilah PRS dalam percetakan sering kali dikaitkan dengan positioning yaitu kertas harus berada pada titik koordinat yang tepat sejak baris pertama dimulai. Tanpa pengaturan yang benra, printer akan menganggap ukuran kertas adalah standar A4 atau letter. Sehingga pada lembar kedua dan seterusnya, posisi cetakan akan bergeser naik atau turun secara akumulatif.
Cara Cetak Kertas Continuous Form Bagi Dua
Berikut ini langkah-langkah untuk cetak kertas continuous form setengah halaman.
1. Atur Ukuran di Komputer
Sebelum melakukan print kertas continuous form, harus membuat ukuran custom terlebih dahulu di komputer. Hal ini karena windows secara otomatis menganggap Anda menggunakan kertas A4 atau letter sehingga perlu pengaturan khusus. Berikut ini cara membuat ukuran kertas custom di windows.
- Buka Control Panel > Devices and Printers.
- Klik satu kali pada ikon printer dot matrix Anda.
- Lihat pada barisan menu di bagian atas, klik Print Server Properties.
- Centang kotak Create a new form.
- Berikan nama form baru, misalnya Continuous Form PRS.
- Atur Units ke cm atau inch sesuai keinginan.
- Masukkan ukuran kertas 9.5 x 5.5 inci untuk ukuran PRS
- Klik Save Form, lalu OK.
2. Mengatur Printer Preferences
Setelah ukuran kertas dibuat, Anda harus mendaftarkannya ke dalam preferensi printer agar dikenali oleh sistem. Berikut ini cara untuk mengatur printer preferences.
- Masih di folder Devices and Printers, klik kanan pada printer Anda dan pilih Printing Preferences.
- Klik tombol Advanced.
- Pada bagian Paper Size, cari nama form yang baru saja Anda buat (Continuous Form PRS).
- Klik OK dan Apply.
3. Setting Kertas pada Aplikasi
Jika Anda mencetak dari Microsoft Excel yang merupakan aplikasi paling umum untuk continuous form ikuti langkah-langkah berikut ini.
- Buka tab Page Layout.
- Klik Size dan pilih ukuran kustom yang Anda buat tadi.
- Atur Margins menjadi sangat kecil (misal: 0.5 cm di semua sisi) karena kertas PRS sudah memiliki batas perforasi.
- Gunakan fitur Print Area untuk memastikan hanya kolom yang diinginkan yang tercetak.
4. Mengatur Printer Dot Matrix
Tak hanya software yang harus dipersiapkan, printer dot matrix juga memerlukan pengaturan khusu untuk mencetak kertas continuous form PRS. Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukan pengaturan khusus di printer dot matrix agar hasil cetakan lebih rapi.
- Gunakan pengait traktir (lubang samping) untuk kertas PRS.
- Atur tuas kertas dan pastikan sudah berada di Continuous Feed dan bukan Single Sheet.
- Pakai tombol Tear Off pada printer agar kertas maju ke posisi sobekan setelah selesai mencetak, dan akan kembali ke posisi awal saat ada perintah cetak baru.
- Atur ketebalan sesuai dengan jumlah rangkap yang dipakai, geser tuas ketebalan sesuai dengan jumlah rangkap kertas.
Kesimpulan
Memahami cara cetak kertas continuous form bagi dua adalah investasi waktu yang sangat berharga bagi tenaga administrasi dan operasional gudang. Dengan melakukan pengaturan khusus pada sistem operasi dan melakukan kalibrasi fisik pada printer dot matrix, tidak hanya bisa menghemat kertas. Tetapi juga meningkatkan profesionalisme perusahaan melalui dokumen yang rapi dan presisi.
Pastikan juga untuk selalu melakukan test print pada satu lembar pertama sebelum menjalankan antrean cetak ribuan faktur. Dengan persiapan yang matang, kendala teknis seperti kertas tersangkut atau tulisan terpotong tidak akan lagi mengganggu produktivitas harian Anda.
