Banyak orang mengira bawah dokumen yang tersimpan di lemari terkunci, informasi di dalamnya akan aman selamanya. Seiring berjalannya waktu, kertas bisa menguning, teksturnya menjadi rapuh, bahkan tulisan di atasnya perlahan memudar hingga tak terbaca lagi. Oleh karena perlu teknik cetak dokumen yang tepat agar dokumen tahan lama.
Kerusakan fisik pada berkas cetak umumnya terjadi karena adanya reaksi kimia internal antara material kertas dan jenis tintanya. Penggunaan printer dan kertas standar sehari-hari memang cukup untuk kebutuhan operasional jangka pendek. Namun, sama sekali tidak cocok untuk kebutuhan arsip dokumen jangka panjang.
Membuat hasil cetakan dokumen tahan lama bisa dengan kombinasi pemilihan material yang tepat. Dalam artikel ini, akan membahas berbagai trik dan panduan untuk cetak dokumen agar hasilnya tahan lama. Hal ini sangat berguna untuk menjaga dokumen kevalidan dokumen penting.
Strategi Cetak Dokumen agar Tahan Lama
Dalam menjaga hasil cetak dokumen penting agar tetap awet dan tahan lama membutuhkan perhatian ekstra. Mulai dari pemilihan media cetak yang tepat hingga cara penyimpanan yang benar. Berikut ini adalah beberapa trik untuk cetak dokumen agar tidak mudah pudar dalam jangka waktu panjang.
1. Pemilihan Jenis Kertas yang Tepat
Kunci utama agar dokumen bertahan lama adalah dari pemilihan jenis dan kualitas kertasnya. Kertas biasa akan cenderung menguning dan menjadi rapuh seiring waktu karena kandungan asamnya. Apabila ingin mencetak dokumen untuk arsip jangka panjang sebaiknya gunakan kertas continuous form.
Kertas ini memiliki lapisan mikrokapsul kimia yang akan pecah saat terkena tekanan jarum printer, menciptakan duplikat tanpa perlu kertas karbon manual. Untuk arsip jangka panjang, pastikan Anda menggunakan kertas NCR kualitas premium agar tembusan pada rangkap kedua dan ketiga tetap tajam hingga bertahun-tahun.
Kertas continuous form memiliki lubang di sisi kiri dan kanan (track) serta garis putus-putus (perforation) untuk menyobek. Pilih kertas dengan perforasi yang bersih. Perforasi yang buruk akan menyebabkan kertas mudah robek di bagian yang tidak diinginkan, ini tentu saja akan merusak kerapian arsip Anda.
2. Gunakan Printer yang Sesuai
Hasil cetak yang samar adalah musuh utama pengarsipan. Jika sejak awal hasil cetak sudah tipis, maka dalam 5-10 tahun dokumen tersebut mungkin tidak lagi bisa terbaca. Printer dot matrix adalah pilihan yang tepat untuk cetak dokumen agar tahan lama dengan kertas continuous form.
Printer dot matrix bekerja dengan mekanisme impact (benturan). Karena menggunakan sistem benturan fisik, energi dari pukulan jarum menembus hingga ke lapisan kertas paling bawah pada continuous form (NCR). Printer laser atau inkjet tidak bisa melakukan ini karena mereka tidak memberikan tekanan fisik pada kertas.
Dokumen hasil cetak dot matrix jauh lebih tahan terhadap kelembapan. Berbeda dengan hasil printer laser yang tonernya bisa mengelupas (cracking) jika kertas tertekuk atau tersimpan di tempat lembap dalam waktu lama. Selain itu, akan sulit untuk memalsukan hasil cetakan dengan printer dot matrix tanpa meninggalkan jejak fisik.
Kertas Continuous Form untuk Cetak Dokumen Tahan Lama
Continuous form biasanya menggunakan teknologi kertas NCR dan memiliki lapisan mikrokapsul pewarna yang pecah saat terkena tekanan. Dengan kertas ini bisa menghasilkan salinan secara instan. Karena prosesnya menggunakan tekanan fisik, sangat sulit bagi seseorang untuk mengubah data pada lembar kedua atau ketiga tanpa merusak tekstur kertas.
Continuous form yang dicetak dengan printer dot matrix menggunakan tinta yang menyerap ke serat kertas. Sehingga, tinta dot matrix pada continuous form cenderung lebih stabil dan tetap terbaca meskipun kertas mulai menguning. Kertas ini memiliki konsistensi ukuran untuk memudahkan dalam proses pengarsipan.
Kertas continuous form akan tercetak dalam satu tarikan panjang, sehingga sangat sulit untuk menyisipkan halaman palsu di tengah-tengah laporan yang sudah dicetak. Jika sebuah laporan keuangan terdiri dari satu rangkaian kertas bersambung, setiap upaya perobekan atau penggantian halaman akan terlihat jelas secara fisik.
Kesimpulan
Menjaga keutuhan informasi pada berkas-berkas penting tidak bisa hanya mengandalkan tempat penyimpanan yang aman, tetapi harus memulainya sejak awal proses produksi. Investasi sedikit lebih besar di awal untuk material berkualitas tinggi ini jauh lebih murah daripada risiko kehilangan dokumen hukum atau sertifikat berharga akibat kertas yang hancur.
Penggunaan kertas continuous form merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan cetak dokumen agar tahan lama. Dengan teknologi NCR yang berkualitas, dokumen akan tahan lama dan cocok untuk kebutuhan penyimpanan tahan lama. Tulisannya pun akan bertahan hingga 10 tahun lebih, sangat cocok untuk kebutuhan arsip.
