Dokumen-dokumen legal seperti kontrak kerjasama, sertifikat aset hingga laporan perpajakan wajib tersimpan dalam bentuk aslinya demi memenuhi keabsahan hukum. Namun, kesalahan pengelolaan berkas dan staf yang asal taruh dokumen ke ruang arsip bisa menyebabkan kehilangan berkas penting.
Selain itu, pola pikir yang menganggap ruang penyimpanan sekadar tempat pembuangan bisa memicu terjadi kesalahan staf yang asal taruh dokumen ke ruang arsip. Banyak karyawan yang terbiasa meletakkan dokumen begitu saja di atas rak tanpa klasifikasi, atau memasukkannya ke dalam boks tanpa label penanda yang jelas.
Hal tersebut bisa membuat ruang arsip justru menjadi labirin kertas yang membingungkan dan menyimpan potensi bahaya bagi efisiensi kerja tim. Dalam artikel ini akan mengulas berbagai kesalahan dalam mengelola arsip kantor yang membuat ruang arsip terlihat lebih rapi dan tertata.
Kesalahan Akibat Asal Taruh Dokumen ke Ruang Arsip
Asal taruh dokumen ke ruang arsip bisa menyebabkan berbagai kesalahan. Berikut ini adalah 5 kesalahan umum dalam pengelolaan arsip kantor yang jarang staf sadari.
1. Menyatukan Semua Jenis Berkas
Kesalahan dalam pengelolaan arsip kantor yang pertama yaitu menyatukan semua jenis berkas. Mulai dari dokumen yang masih terpakai, tidak terpakai, hingga arsip terjaga seluruhnya dalam satu wadah yang sama. Hal ini bisa mengakibatkan sulitnya pencarian data dan bahkan membuang waktu menjadi tidak produktif.
Untuk menghindari hal ini, sebaiknya memisahkan dokumen berdasarkan jenisnya. Selain itu juga bisa mengurutkan berdasarkan alfabet, masa periode, dan kategori tambahan. Jangan lupa untuk menambahkan label atau indeks untuk memudahkan pencarian arsip berdasarkan kategori.
2. Standar Penamaan File yang Tidak Seragam
Kesalahan berikutnya yaitu penamaan dokumen yang tidak seragam dan tidak mengikuti pola baku yang ada. Dalam praktiknya, satu jenis dokumen bisa diberi dengan nama yang berbeda-beda. Sekilas hal ini memang terasa praktis dan mudah dimengerti oleh pembuatnya.
Namun, dalam sistem pengarsipan hal ini justru bisa menimbulkan persoalan serius yakni sulit untuk menelusuri dokumen melalui fitur pencarian. Selain itu karyawan lain akan kesulitan memastikan mana versi dokumen yang paling terbaru serta valid. Konsisten dalam penamaan file dan folder menjadi aspek yang sangat krusial.
3. Akses Arsip yang Terbuka
Kesalahan lain yang tanpa sadar dilakukan seorang arsiparis ialah tidak membatasi akses arsip pada pihak-pihak tertentu. Kondisi seperti ini tentunya memicu potensi terjadinya pencurian maupun penyalahgunaan bekas arsip perusahaan. Sehingga menimbulkan kerugian pada perusahaan dan pihak terkait akibat kebocoran data.
Tidak semua dokumen perusahaan bisa mendapat perlakuan dengan tingkat keamanan yang sesuai. Misalnya, dokumen sensitif yang bisa terakses oleh orang tidak bertanggung jawab. Hal ini bisa menyebabkan kebocoran data penting perusahaan.
4. Hanya Mengandalkan Sistem Pengarsipan Fisik
Kesalahan lainnya dalam pengelolaan arsip kantor yang sering terjadi yakni banyak mengandalkan sistem pengarsipan fisik. Padahal sistem pengarsipan fisik juga masih rentan terhadap kerusakan, pencurian, dan potensi permasalahan lainnya.
Oleh karena itu sangat penting untuk mengelola arsip secara digital menggunakan peralatan dan perangkat lunak yang mutakhir. Hal ini bisa dilakukan dengan memulai sistem pengarsipan digital dengan memanfaatkan penyimpanan lokal, cloud, maupun kombinasi keduanya.
5. Tidak Ada Standar Pemeliharaan
Kesalahan yang paling sering terjadi dalam pengelolaan arsip kantor yaitu dokumen yang mudah rusak karena faktor lingkungan. Misalnya tempat penyimpanan yang lembap, berdebu, adanya tumpahan air, atau penyimpanan yang tidak sesuai standar.
Selain itu, banyak juga perusahaan yang membiarkan arsip fisik menumpuk tanpa adanya pengurangan terhadap arsip yang jangka waktu simpannya sudah habis. Hal ini menyebabkan ruang penyimpanan semakin sempit dan pencarian semakin sulit dilakukan secara manual.
Baca juga artikel Butuh Arsip Jangka Panjang? Ikuti Trik Cetak Dokumen Tahan Lama Ini.
Dampak Negatif Asal Taruh Barang di Ruang Arsip
Kesalahan dalam pengelolaan arsip kantor bisa menimbulkan banyak masalah serius yang berdampak langsung pada operasional dan reputasi bisnis. Berikut ini berbagai dampak negatif yang bisa terjadi jika tidak memperbaiki kesalahan dalam mengelola arsip dokumen penting.
1. Kerugian Finansial
Waktu yang terbuang untuk mencari dokumen menyebabkan biaya operasional membengkak. Selain itu, kehilangan dokumen penting bisa berujung pada kerugian kontrak kerja sama atau bahkan bisa terkena denda hukum.
2. Penurunan Produktivitas
Arsip dokumen yang berantakan dan tidak mengikuti standar yang ada bisa menurunkan produktivitas karyawan. Hal ini karena karyawan akan sulit untuk mengakses data yang mereka butuhkan sehingga pekerjaan menjadi tertunda dan tidak efektif.
3. Risiko Kebocoran Data
Arsip dokumen yang sembarangan dan tidak memiliki standar keamanan penyimpanan yang ketat akan berisiko mengalami kebocoran data penting perusahaan. Dokumen penting tersebut bisa saja disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini juga bisa merusak kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis.
4. Kesulitan Audit dan Kepatuhan Regulasi
Dokumen yang tidak terdokumentasikan dengan baik atau arsip dokumen yang rusak seperti tulisan yang mudah memudar atau bahkan hilang sebelum waktunya. Tentu ini akan menyulitkan saat proses audit dan berpotensi menimbulkan saksi bagi perusahaan.
